Einleitung

Mehrwerte durch die Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister

Festlegung der Anforderungen

Bewertungskriterien

Evaluierung

Zusammenfassung

Einen perfekten IT-Dienstleister zu finden, ist wie die Suche nach einem Seelenverwandten für Ihr Unternehmen. Er bereichert Ihr Unternehmen mit Fachwissen, Kosteneffizienz und Flexibilität und ermöglicht es Ihrem Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Andererseits kann ein ungeeigneter IT-Partner dazu führen, dass Ihre Digitalisierungsprojekte in Zukunft scheitern.

Wie unsere gemeinsam mit dem ECC KÖLN durchgeführte Umfrage unter deutschen B2B-Unternehmen im vergangenen Jahr gezeigt hat, haben 80 % der Befragten in den letzten fünf Jahren mindestens ein IT-Projekt abgebrochen oder „auf Eis gelegt“. Insgesamt wurden rund 13 % der begonnenen Projekte irgendwann abgebrochen.

Abbildung 1: Gründe für abgebrochene Digitalisierungsprojekte

Frage: Warum wurden Ihre Digitalisierungsprojekte abgebrochen?
Infos: Befragte, deren Digitalisierungs- und IT-Projekte in den letzten fünf Jahren abgebrochen wurden; Mehrfachnennungen möglich.

Quelle: „B2B Commerce – Im Spannungsfeld zwischen wirtschaftlichem Stresstest und digitaler Effizienz“, ECC KÖLN & Striped Giraffe, April 2023

Leider räumt die Mehrheit der Unternehmen (68 %) ein, dass sie von der großen Vielfalt an Dienstleistern und dem komplexen Auswahlverfahren oft überfordert sind.

Wie findet man also den passenden Dienstleister?

In diesem Artikel befassen wir uns damit, welche Vorteile Ihnen eine Partnerschaft mit dem richtigen IT-Dienstleister bietet, worauf Sie achten sollten und wie Sie potenzielle Partner evaluieren können. Am Ende werden Sie über das nötige Rüstzeug verfügen, um eine sichere Entscheidung zu treffen und sich eine Partnerschaft zu sichern, die Ihr Unternehmen voranbringt.

Mehrwerte durch die Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister

Lassen Sie uns die wichtigsten Vorteile der Zusammenarbeit von Unternehmen mit externen IT-Partnern und Technologieanbietern näher betrachten.

Das Know-how

Durch die Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister erhalten Sie Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten sowie Branchenkenntnissen. Er kann Ihnen die richtigen Lösungen vorschlagen, um Ihre Herausforderungen zu meistern Und zwar durch:

• Spezialisierte Fähigkeiten: IT-Partner bringen spezialisierte Fähigkeiten mit, die in Ihrem internen Team fehlen.
• Branchenkenntnisse: Sie verfügen über umfangreiche Erfahrungen sowohl in Ihrer als auch in anderen Branchen und können bewährte Verfahren auf Ihre Projekte anwenden.
• Optimale Technologieempfehlungen: Sie können die besten Technologien empfehlen, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Kosteneffizienz

Die Senkung der Gemeinkosten im Vergleich zur Unterhaltung eines eigenen Teams ist ein wesentlicher Vorteil. IT-Dienstleister helfen vor allem durch:

• Senkung der Einstellungskosten: Sie vermeiden die hohen Kosten, die mit der Gewinnung und Schulung neuer Mitarbeiter verbunden sind.
• Senkung der Infrastrukturkosten: Sie reduzieren den Investitionsbedarf in teure Hardware und Software.

Skalierbarkeit und Flexibilität

IT-Dienstleister sind in der Lage, sich an das Unternehmenswachstum und sich ändernde Anforderungen anzupassen. Sie bieten in der Regel:

• Skalierbare Ressourcen: Schnelle Skalierung der Ressourcen nach oben oder unten je nach Projektanforderungen.
• Flexible Lösungen: Anpassung der Lösungen an Ihre sich ändernden Geschäftsanforderungen.

Schnelle Reaktion auf Probleme

Während Ihre IT-Abteilung mit anderen Aufgaben ausgelastet sein kann, ist ein IT-Partner vertraglich verpflichtet, umgehend zu reagieren. Zu den Leistungen gehören:

• Garantierte Reaktionszeiten: Service Level Agreements sorgen für eine zeitnahe Reaktion auf Probleme.
• Engagierte Unterstützung: Ein zuverlässiges Supportsystem sorgt dafür, dass Sie die nötige Aufmerksamkeit erhalten, um Probleme schnell zu lösen.
• Proaktive Überwachung: Kontinuierliche Überwachung, um Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor sie sich auf Ihr Geschäft auswirken.

Erwerb von neuem Wissen und Fähigkeiten

Die Kompetenzen Ihres Teams können durch den Austausch mit Ihren IT-Partnern verbessert werden. Dazu gehören folgende Aspekte:

• Wissenstransfer: Erwerben Sie neue Fähigkeiten und erweitern Sie das Wissen Ihres Teams, indem Sie mit erfahrenen IT-Profis zusammenarbeiten, die über ein breites Spektrum an Fachwissen verfügen.
• Innovative Perspektiven: Durch die Auseinandersetzung mit den neuesten Branchentrends und Spitzentechnologien kann Ihr internes Team zu innovativem Denken inspiriert werden.

Verbesserte Projektmethodiken und -praktiken

IT-Dienstleister bringen moderne Methoden und Praktiken ein, die die Erfolgsquote von Projekten verbessern. Dazu gehören:

• Agile Ansätze: Einführung agiler Methoden, die die Effizienz und Anpassungsfähigkeit verbessern können.
• Bewährte Verfahren: Erlernen und Übernehmen der neuesten branchenüblichen Best Practices für das IT-Projektmanagement.

Konzentration auf das Kerngeschäft

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass sich die internen Teams auf ihre primären Geschäftsaktivitäten konzentrieren können. Das bringt Vorteile:

• Sorgenfreiheit im Betrieb: Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre IT-Systeme in den Händen von Experten sind und potenzielle Probleme proaktiv angegangen werden.
• Optimierung der Ressourcen: Setzen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen frei, um sich auf die Umsatzgenerierung, Marketingstrategien und andere wichtige Geschäftsfunktionen zu konzentrieren.
• Minimierte Ausfallzeiten: Verbesserte Systemzuverlässigkeit und geringere Ausfallzeiten ermöglichen eine ununterbrochene Konzentration auf das Kerngeschäft.

Die Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister bietet zahlreiche Vorteile, die zur Bewältigung gängiger Herausforderungen beitragen und Ihr Unternehmen voranbringen können. Durch die Nutzung des Fachwissens eines IT-Dienstleisters können Sie sicherstellen, dass Ihre Technologieinvestitionen die gewünschten Ergebnisse liefern, während Ihre internen Teams sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können.

Festlegung der Anforderungen

Bevor Sie sich für einen Dienstleister entscheiden, sollten Sie Ihre Anforderungen so genau wie möglich festlegen. Dabei gibt es zwei mögliche Szenarien:

• Suche nach einem Auftragnehmer, der ein bestimmtes IT-Projekt unterstützt oder durchführt, oder
• Suche nach einem langfristigen Partner für eine umfassende und dauerhafte IT-Unterstützung

Je nachdem, was von beiden Ihnenvorschwebt, ergeben sich entsprechend unterschiedliche Anforderungen und Bewertungskriterien. Es gibt jedoch viele universelle Aspekte, die in beiden Situationen berücksichtigt werden sollten.

Allgemeine Fragen

Im Folgenden finden Sie eine Liste mit Beispielen für nicht-triviale Fragen, die Sie in dieser Phase beantworten sollten:

• Was waren die Gründe für das Scheitern oder den Abbruch Ihrer bisherigen IT-Projekte?
• Haben sich Ihre Softwareentwicklungspraktiken und -methoden bisher bewährt?
• Was sind die nicht verhandelbaren Prioritäten für Ihr Unternehmen?
• Welche Eigenschaften und Qualitäten sollte Ihr Partner unbedingt mitbringen?
• Welche Praktiken oder Verhaltensweisen werden Sie unter keinen Umständen tolerieren?
• Benötigen Sie einen Partner nur für die Software-Entwicklung oder -Implementierung oder erwarten Sie auch Unterstützung bei der IT-Beratung und -Betreuung?
• Sind Sie flexibel und aufgeschlossen gegenüber der Weiterentwicklung Ihrer IT-Praktiken, Strukturen und Prozesse?
• Sind Sie bereit, Ihre Tools und Frameworks zu ändern, um den Prozess der Bereitstellung neuer Software zu optimieren?
• Welches Maß an Unterstützung und Reaktionsfähigkeit erwarten Sie?
• Wie messen Sie den Erfolg Ihrer IT-Initiativen?

Fallspezifische Fragen

Wenn Sie einen IT-Partner für verschiedene Szenarien suchen, sollten Sie Ihre Fragen auf die jeweilige Situation abstimmen:

Spezifische Projektunterstützung:

• Was ist der Umfang Ihres Projekts?
• Welche funktionalen Kernanforderungen muss das Projekt erfüllen?
• Welches Niveau an Fachwissen und Dienstleistungen wird benötigt?
• Was sind die geschäftlichen Einschränkungen, einschließlich Budget und Zeitrahmen?
• Welche Technologien möchten Sie für dieses Projekt einsetzen?
• Wie unterscheiden sich Ihre individuellen Anforderungen von marktüblichen Lösungen?

Langfristige IT-Partnerschaft:

• Welchen Beitrag soll die Technologie zu Ihrer allgemeinen Geschäftsstrategie und Ihrem Wachstum leisten?
• In welchen Bereichen, z. B. Cybersicherheit, Cloud-Dienste, Datenanalyse oder E-Commerce, benötigen Sie kontinuierliche Unterstützung und Innovation?
• Welche Erwartungen haben Sie an kontinuierliche Verbesserungen und Innovationen?
• Wo sind Ihre IT-Fähigkeiten besonders gut, und wo gibt es Herausforderungen oder Lücken?
• Wie wichtig sind Skalierbarkeit und Flexibilität in Ihrer IT-Infrastruktur?
• Welche Erwartungen haben Sie in Bezug auf Innovation und technologische Trends?
• Wie wichtig sind Datensicherheit und Compliance für Ihren Betrieb?
• Wie hoch ist Ihr Gesamtbudget für IT-Dienste, und wie wollen Sie es einsetzen?

Bewertungskriterien

Bei der Auswahl des richtigen IT-Dienstleisters gibt es mehrere wichtige Bewertungskriterien zu berücksichtigen. Jedes davon ist für die Übereinstimmung der Partnerschaft mit den Unternehmenszielen und die Wertschöpfung von entscheidender Bedeutung.

Im Großen und Ganzen lassen sich diese Kriterien in qualitative und quantitative Aspekte unterteilen. Qualitative Aspekte konzentrieren sich auf die Fähigkeit des Anbieters, die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zu verstehen und sich an diese anzupassen, während quantitative Aspekte messbare Ergebnisse und Fähigkeiten betonen.

Laut der Deloitte-Umfrage unterstreichen die wichtigsten qualitativen Aspekte, die bei einem Dienstleistungsanbieter geschätzt werden, die Bedeutung von relationalen und strategischen Attributen. Transparenz war der am meisten geschätzte Aspekt, gefolgt von Vertrauenswürdigkeit und Verständnis für das Geschäft. Nachweisbare Ergebnisse und klare Kommunikation wurden ebenfalls hoch bewertet. Das zeigt, dass Unternehmen Partner suchen, die nicht nur liefern, sondern auch offen und zuverlässig sind (Abbildung 2).

Abbildung 2: Welches sind die wichtigsten qualitativen Aspekte, die Sie bei einem Dienstleistungsanbieter schätzen?

Frage: Welches sind die wichtigsten qualitativen Aspekte, die Sie bei einem Dienstleistungsanbieter schätzen?

Quelle: Deloitte Global Outsourcing Survey 2022

In den folgenden Abschnitten werden wir auf einige Kriterien im Detail eingehen und erläutern, wie jeder einzelne Aspekt zur Auswahl des richtigen IT-Partners und zur Gewährleistung einer erfolgreichen, produktiven und langfristigen Partnerschaft beiträgt.

Leistungsspektrum und Fachwissen

Vergewissern Sie sich, dass das Leistungs- und Kompetenzspektrum eines potenziellen IT-Partners sowohl Ihren aktuellen als auch Ihren langfristigen IT-Bedarf abdecken kann. Die Kombination verschiedener Kompetenzen, z. B. in den Bereichen E-Commerce und Datenmanagement, kann für den Erfolg Ihrer künftigen Projekte von unschätzbarem Wert sein.

Branchenkenntnis

Ein IT-Partner mit branchenspezifischen Kenntnissen kann Lösungen für Ihre speziellen Herausforderungen entwickeln und künftige Anforderungen prognostizieren.

Technologische Flexibilität und Innovation

Ihr IT-Partner sollte nicht nur die aktuellen Technologien beherrschen, sondern auch in der Lage sein, neue Technologien zu nutzen. Das umfasst die Bewertung verschiedener technologischer Optionen, die Empfehlung optimaler Lösungen und die Erläuterung ihrer Vor- und Nachteile.

Kompetenz in der Software-Entwicklung

Seien wir ehrlich: Selbst bei Low-Code/No-Code-Plattformen werden unweigerlich Programmieraufgaben auftauchen, die Sie lösen müssen.

Wenn Ihr Unternehmen maßgeschneiderte Softwarelösungen benötigt, sollten Sie daher sicherstellen, dass Ihr IT-Partner über solide Fähigkeiten in der Software-Entwicklung verfügt, einschließlich der Erstellung komplett neuer Lösungen und der Anpassung bestehender Systeme.

Beratungskompetenz

Ein kompetenter IT-Partner sollte eine umfassende Palette von Dienstleistungen anbieten, einschließlich strategischer Beratung, Risikobewertungen und Projektmanagementmethoden. Er sollte in der Lage sein, gründliche IT-Audits durchzuführen, maßgeschneiderte Lösungen für Ihre geschäftlichen Herausforderungen anzubieten und sicherzustellen, dass Ihre IT-Infrastruktur mit Ihren Geschäftsanforderungen übereinstimmt.

Wissenstransfer

Vergewissern Sie sich, dass der IT-Partner in der Lage ist, Ihrem Team effektiv Wissen zu vermitteln, um einen reibungslosen Betrieb und die Wartung der implementierten Lösungen zu ermöglichen. Dazu gehören umfassende Schulungen sowie detaillierte Systemdokumentation.

Referenzen

Überprüfen Sie die Übereinstimmung des IT-Dienstleisters mit den Zielen und dem Profil Ihres Unternehmens unter Berücksichtigung seines typischen Kundenstamms. Prüfen Sie spezifische Projektdetails anhand von Referenzen und Case Studies, um das praktische Fachwissen des Anbieters zu validieren und sicherzustellen, dass seine Fähigkeiten auf realen Erfahrungen beruhen.

Standorte und Personalverfügbarkeit

Für internationale Unternehmen sind die geografische Verteilung und die Verfügbarkeit von Spezialisten entscheidende Faktoren bei der Auswahl eines IT-Dienstleisters. Die Sicherstellung, dass der Partner bei Bedarf vor Ort Unterstützung leisten kann sowie flexibel für die Remote-Zusammenarbeit ist, kann den Projekterfolg erheblich beeinflussen.

Passende Kultur

Stellen Sie eine nahtlose und effektive Zusammenarbeit sicher, indem Sie die kulturelle Übereinstimmung zwischen Ihrem Unternehmen und einem potenziellen IT-Partner prüfen. Neben technischem Fachwissen sollten Sie vor allem auf Kompatibilität in Bezug auf Kommunikationsstil, Arbeitsethik und Werte achten, um Synergien und ein gemeinsames Verständnis zu fördern.

ESG-Werte

Die Einhaltung von Umwelt-, Sozial- und Governance-Prinzipien (ESG-Prinzipien) nimmt bei der Evaluierung potenzieller IT-Partner einen hohen Stellenwert ein, da diese Themen sowohl aufgrund gesetzlicher Vorschriften als auch aufgrund der Reputation des Unternehmens immer wichtiger werden.

Reifegrad

Der Reifegrad eines Unternehmens, der häufig anhand der Betriebsdauer, der Wachstumsentwicklung, der Anzahl der Mitarbeiter und erfolgreichen Projekte beurteilt wird, ist ein wichtiger Indikator für die Glaubwürdigkeit. Darüber hinaus sollte mal unbedingt auf die Erfahrung und Kompetenz der Mitarbeiter achten.

Finanzielle Stabilität

Die finanzielle Stabilität eines potenziellen IT-Partners ist von entscheidender Bedeutung für die Risikominderung und die Gewährleistung einer konsistenten, qualitativ hochwertigen Leistungserbringung. Finanziell stabile Anbieter verfügen über die notwendigen Ressourcen, um vertragliche Verpflichtungen einzuhalten, in Forschung und Entwicklung zu investieren und den Betrieb ohne Unterbrechung aufrechtzuerhalten. Die Beurteilung der finanziellen Lage durch Bonitätsprüfungen, Referenzen früherer Kunden und andere finanzielle Bewertungen kann dazu beitragen, dass Sie einen zuverlässigen Partner auswählen.

Sicherheit und Compliance

Bewerten Sie den Sicherheits- und Compliance-Ansatz eines potenziellen IT-Dienstleisters. Ein robuster Sicherheitsrahmen gewährleistet den Schutz vor Cyber-Bedrohungen, während die Einhaltung von Compliance-Standards rechtliche Risiken mindert und branchenspezifische Vorschriften einhält.

Reaktionszeiten und Support

Eruieren Sie die Supportstruktur des Anbieters, seine Reaktionszeiten und seine Vorgehensweise bei dringenden Problemen. Ein zuverlässiger Support stellt sicher, dass alle Probleme schnell gelöst werden, um das reibungslose Funktionieren Ihrer IT-Systeme zu gewährleisten und Ausfallzeiten zu minimieren.

Kommerzielle Bedingungen

Bei der Auswahl eines IT-Dienstleisters ist das Verständnis der Geschäftsbedingungen von entscheidender Bedeutung für das Kostenmanagement und die Gewährleistung einer transparenten, für beide Seiten vorteilhaften Beziehung. Dazu müssen die Kosten, die Abrechnungsmethoden und die Vertragsbedingungen genau geprüft werden. Ein klarer und fairer Vertrag kann Missverständnissen vorbeugen und die Interessen beider Parteien schützen, während flexible Abrechnungsmethoden und transparente Kostenstrukturen sicherstellen, dass Sie einen Gegenwert für Ihre Investition erhalten.

Evaluierung

Priorisierung der Anforderungen

Sobald Sie eine umfassende Liste von Anforderungen haben, priorisieren Sie diese nach ihrer Bedeutung für Ihr Unternehmen.

Gewichten Sie alle Anforderungen entsprechend ihrer Bedeutung für Ihr Unternehmen und seine Ziele. Dies hilft bei der Erstellung eines ausgewogenen Bewertungsrahmens.

Bewertung potenzieller Partner

Verwenden Sie eine einfache Punkteskala, um zu bewerten, wie gut das Unternehmen die einzelnen Anforderungen erfüllt, z. B. von 1 (niedrig) bis 5 (hoch), damit Sie die besten und schlechtesten Ausreißer leicht erkennen können.

Wenn Sie sich bei einer Bewertung unsicher sind, sollten Sie erst einmal versuchen, weitere Informationen und Daten zu beschaffen.

Es ist sehr wichtig, dass Sie jeden Anbieter nach denselben Kriterien bewerten, da die Vergleiche sonst verfälscht werden.

Erstellen Sie eine Shortlist von Partnern und bewerten Sie diese erneut, bevor Sie eine endgültige Auswahl treffen.

Im Laufe der Bewertung möchten Sie vielleicht einige Anforderungen hinzufügen, ändern oder streichen. Möglicherweise möchten Sie auch ganz neue Unternehmen in Ihre Liste aufnehmen. Das ist völlig in Ordnung, wenn es Ihnen dabei hilft, Ihr Ziel zu erreichen, schließlich die ein oder zwei besten Unternehmen auszuwählen, die Sie dann weiter testen und gründlicher bewerten, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.

Erst wenn Sie alle Anbieter verglichen und festgestellt haben, wer die Anforderungen Ihres Unternehmens am besten erfüllen kann, sollten Sie sich für einen IT-Partner entscheiden und die endgültigen Bedingungen aushandeln.

Abstimmung mit den Interessengruppen

Um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen, sollten Sie die priorisierten Anforderungen und ihre Gewichtung in den einzelnen Kategorien mit allen Beteiligten besprechen, bevor Sie mit der Anbieterbewertung beginnen. Diese Abstimmung stellt sicher, dass der Bewertungsprozess die kollektiven Prioritäten und Ziele Ihres Unternehmens widerspiegelt.

Zusammenfassung

Die Festlegung klarer Anforderungen und einer Bewertungsmethodik ist entscheidend für die Auswahl des richtigen IT-Dienstleisters. Durch die Berücksichtigung spezifischer Szenarien, die Anpassung der Fragen und die Priorisierung der Anforderungen können Sie einen strukturierten Ansatz entwickeln, der auf Ihre geschäftlichen Anforderungen und Ziele abgestimmt ist. Dieser methodische Prozess stellt sicher, dass Sie sich für einen Partner entscheiden, der in der Lage ist, Ihre Digitalisierungsvorhaben effektiv und effizient zu unterstützen.